Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa

SOP Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Swakelola dan Penyedia

Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa adalah salah satu tahapan dalam pengadaan barang/jasa di Desa. Ada 2 (dua) metode dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di Desa menurut Perka LKPP Nomor 12 Tahun 2019, yakni:

1. Melalui Swakelola; dan
2. Melalui Penyedia.

Bagaimana standar operasional prosedur atau SOP pelaksanaan pengadaan barang dan jasa, baik itu melalui Swakelola maupun Penyedia. 

Berikut ini penjelasan lengkapnya...

Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Swakelola

Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Swakelola adalah salah satu metode dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa di Desa. 

Pengadaan Barang/Jasa melalui Swakelola dilaksanakan berdasarkan dokumen persiapan Pengadaan yang disusun oleh Kepala Seksi (Kasi)/Kepala Urusan (Kaur) sebagaimana dimaksud pada tahap Persiapan Pengadaan Barang/Jasa.

Tata Cara Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Swakelola

Bagaimana tata cara pelaksanaan pengadaan barang dan jasa melalui melalui swakelola?

Berikut ini penjelasan pengadaan melalui mekanisme swakelola:

Siapa yang melaksanakan pengadaan melalui swakelola?

Swakelola dilaksanakan oleh Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) atau TPK dengan melibatkan masyarakat.

Bagaimana alur pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui mekanisme Swakelola?

Pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui Swakelola dilakukan dengan panduan, diantaranya:

• Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) melakukan pembahasan kegiatan yang menghasilkan catatan hasil pembahasan.
• Apabila diperlukan, TPK menentukan narasumber/tenaga kerja dengan ketentuan sebagai berikut:

• Narasumber dapat berasal dari masyarakat Desa setempat, organisasi perangkat daerah kabupaten/kota, dan/atau tenaga profesional; dan/atau
• Tenaga kerja diutamakan berasal dari masyarakat Desa setempat.
• TPK menyusun laporan hasil pelaksanaan kegiatan dilengkapi dengan dokumentasi kegiatan.
• Dalam melaksanakan kegiatan swakelola, TPK memanfaatkan sarana/prasarana/peralatan/material/bahan yang tercatat/dikuasai Desa. Dalam hal pelaksanaan Swakelola membutuhkan sarana prasarana/peralatan/material/bahan yang tidak dimiliki/tidak dikuasai Desa maka TPK melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia.

Siapa yang mengendalikan pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui Swakelola?

Tugas pengendalian pelaksanaan kegiatan Swakelola dilaksanakan oleh Kasi/Kaur.

Apa saja tugas pengendalian yang dilaksanakan oleh Kasi/Kaur dalam pengadaan barang/jasa melalui Swakelola?

Tugas pengendalian oleh Kasi/Kaur dalam hal pengendalian pengadaan barang/jasa melalui Swakelola, diantaranya:

• kemajuan pelaksanaan kegiatan; dan/atau
• penggunaan narasumber/tenaga kerja, sarana prasarana/peralatan dan material/bahan.

Atas dasar hasil pengendalian tersebut, Kasi/Kaur melakukan evaluasi kegiatan Swakelola. Dengan catatan, apabila dalam hasil evaluasi kegiatan Swakelola ditemukan ketidaksesuaian, Kasi/Kaur meminta TPK (Tim Pelaksana Kegiatan) untuk melaksanakan perbaikan target dan realisasi pelaksanaan pekerjaan.

Bagaimana mekanisme atau SOP penyebarluasan informasi hasil kegiatan Swakelola?

Hasil kegiatan dari Pengadaan Barang/Jasa melalui Swakelola diumumkan melalui media informasi yang mudah diakses oleh Masyarakat, sekurang-kurangnya pada papan pengumuman Desa.

Namun untuk pekerjaan konstruksi selain diumumkan pada papan pengumuman Desa, pengumuman hasil pengadaannya dilakukan di lokasi pekerjaan.

Apa saja yang termuat dalam papan pengumuman kegiatan Swakelola?

Muatan/isi Pengumuman hasil kegiatan Pengadaan secara Swakelola, meliputi:

1. Nama Kegiatan;
2. Nilai Pengadaan;
3. Keluaran/Output (terdiri dari volume dan satuan);
4. Nama Tim Pelaksana Kegiatan (TPK);
5. Lokasi; dan
6. Waktu Pelaksanaan (tanggal mulai dan tanggal selesai).

Contoh Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa Secara Swakelola

Berikut ini contoh kegiatan swakelola atau pekerjaan melalui swakelola, diantaranya:

• Tenaga kerja (upah tukang atau pekerja)
• belanja material (dari masyarakat)
• dan lain-lain

Keterangan: kegiatan swakelola yang dimaksud adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan sendiri oleh TPK atau masyarakat.

Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Penyedia

Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Penyedia adalah salah satu metode dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa di Desa yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa dalam rangka mendukung pelaksanaan Swakelola atau kegiatan/belanja yang tidak dapat dilaksanakan dengan Swakelola.

Kegiatan pengadaan barang dan jasa melalui Penyedia dilakukan dengan berdasarkan dokumen persiapan Pengadaan yang disusun oleh Kasi/Kaur sebagaimana dimaksud pada Tahapan Persiapan Pengadaan Barang dan Jasa.

Kasi/Kaur melakukan tugas pengendalian pelaksanaan pekerjaan yang tercantum dalam bukti transaksi.

Dalam hal terjadi perbedaan antara target dalam pelaksanaan dengan bukti transaksi maka Kasi/Kaur memerintahkan Penyedia untuk melaksanakan perbaikan target dan realisasi pelaksanaan pekerjaan.

Apabila Penyedia tidak mampu mencapai target yang ditetapkan maka Kasi/Kaur dapat memberi sanksi kepada Penyedia sebagaimana tercantum dalam bukti transaksi.

Tata Cara/Metode Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Penyedia

Ada 3 (tiga) cara/metode dalam Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia, diantaranya:

1. Pembelian Langsung;
2. Permintaan Penawaran; atau
3. Lelang.

Berikut ini penjelasan dan pengertian masing-masing cara/metode pelaksanaan pengadaan:

Pembelian Langsung

Apa itu Metode Pembelian Langsung?

Pembelian Langsung adalah metode pengadaan yang dilaksanakan dengan cara membeli/membayar langsung kepada 1 (satu) Penyedia oleh Kasi/Kaur atau TPK.

Bagaimana SOP Pembelian Langsung?

Berikut ini penjelasan tata cara atau SOP Pembelian Langsung dalam pengadaan barang/jasa menurut Perka LKPP Nomor 12 Tahun 2019:

1. Kepala Seksi (Kasi)/Kepala Urusan (Kaur)/TPK memilih Penyedia;
2. Kasi/Kaur/TPK melakukan negosiasi (tawar menawar) dengan Penyedia untuk memperoleh harga yang lebih murah; dan
3. Transaksi dituangkan dalam bentuk bukti pembelian atas nama/diketahui oleh Kasi/Kaur sebagai pelaksana kegiatan anggaran (PKA).

Apa saja kriteria/syarat dalam Metode Pembelian Langsung?

1. Pelaksanaan Pengadaan dengan metode Pembelian Langsung dapat dilakukan kepada Penyedia yang sama dalam jangka waktu 2 (dua) tahun anggaran berturut-turut.
2. Setelah jangka waktu 2 (dua) tahun anggaran, Kasi/Kaur/TPK melakukan Pembelian Langsung kepada Penyedia lain di Desa setempat atau sekitar.
3. Apabila tidak terdapat Penyedia lain yang mampu menyediakan barang/jasa maka Kasi/Kaur/TPK dapat melakukan Pembelian Langsung kepada Penyedia yang sama.

Berapa jenjang/batasan nilai pengadaan melalui Pembelian Langsung?

Permintaan Penawaran

Apa itu Metode Permintaan Penawaran?

Permintaan Penawaran adalah metode Pengadaan dengan membeli/membayar langsung dengan permintaan penawaran tertulis paling sedikit kepada 2 (dua) Penyedia yang dilakukan oleh Tim Pelaksana Kegiatan (TPK).

Bagaimana SOP/Mekanisme/Tata Cara Permintaan Penawaran?

Berikut ini penjelasan tata cara Permintaan Penawaran dalam pengadaan barang/jasa menurut Perka LKPP Nomor 12 Tahun 2019:

1. Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) meminta penawaran secara tertulis dari minimal 2 (dua) Penyedia. Permintaan penawaran dilampiri dokumen persyaratan teknis (Kerangka Acuan Kerja (KAK), rincian barang/jasa, volume, spesifikasi teknis, gambar rencana kerja (apabila diperlukan), dan/atau waktu pelaksanaan pekerjaan) dan dan/atau formulir surat pernyataan kebenaran usaha;
2. Penyedia menyampaikan surat penawaran sebagaimana dimaksud dalam dokumen lelang dan harga disertai surat pernyataan kebenaran usaha;
3. TPK mengevaluasi penawaran Penyedia;
4. Penawaran Penyedia dinyatakan lulus apabila memenuhi persyaratan teknis dan harga;
5. Dalam hal Penyedia yang lulus lebih dari 1 (satu), maka TPK menetapkan Penyedia dengan harga penawaran terendah sebagai pemenang untuk melaksanakan pekerjaan;
6. Dalam hal ada lebih dari 1 (satu) Penyedia menawar dengan harga yang sama, maka TPK melakukan negosiasi (tawar-menawar) dengan setiap Penyedia untuk memperoleh harga yang lebih murah;
7. Dalam hal hanya 1 (satu) Penyedia yang lulus, maka TPK  melakukan negosiasi (tawar menawar) dengan Penyedia untuk memperoleh harga yang lebih murah;
8. Hasil negosiasi harga (tawar menawar) sebagaimana dimaksud pada angka (6) dan (7), dituangkan dalam Berita Acara Hasil Negosiasi;
9. Transaksi dituangkan dalam bentuk bukti pembelian atau surat perjanjian antara Kasi/Kaur sebagai pelaksana kegiatan anggaran (PKA) dengan Penyedia; dan
10. Dalam hal di Desa setempat hanya terdapat 1 (satu) Penyedia, Permintaan Penawaran dapat dilakukan kepada 1 (satu) Penyedia tersebut.

Berapa jenjang/batasan nilai pengadaan melalui Permintaan Penawaran?

Lelang

Apa itu Metode Lelang?

Lelang adalah metode pemilihan Penyedia untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia yang memenuhi syarat.

Cek juga: Apa saja Syarat Menjadi Penyedia Barang/Jasa di Desa?

Bagaimana tata cara Lelang Pengadaan Barang/Jasa?

Alur/Tata cara pengadaan barang/jasa melalui metode lelang adalah sebagai berikut:

1. pengumuman Lelang;
2. pendaftaran dan pengambilan Dokumen Lelang;
3. pemasukan Dokumen Penawaran;
4. evaluasi penawaran; 
5. negosiasi; dan
6. penetapan pemenang.

Dalam melaksanakan Lelang perlu memperhatikan beberapa hal-hal atau tata cara yang dapat dijelaskan sebagai berikut:

Bagaimana tata cara pengumuman lelang?

Berikut ini tata cara pengumuman lelang:

• Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) mengumumkan Pengadaan dan meminta Penyedia menyampaikan penawaran tertulis.
• Pengumuman dilakukan melalui media informasi yang mudah diakses oleh masyarakat, sekurang-kurangnya di papan pengumuman desa. Pengumuman Pengadaan Barang/Jasa sekurang-kurangnya berisi:
• Nama paket pekerjaan;
• nama Tim Pelaksana Kegiatan (TPK);
• lokasi pekerjaan;
• ruang lingkup pekerjaan;
• nilai total Harga Perkiraan Sementara (HPS);
• jangka waktu pelaksanaan pekerjaan; dan
• jadwal proses Lelang.
• Bersamaan dengan pengumuman Pengadaan Barang/Jasa melalui metode Lelang, TPK dapat mengirimkan undangan tertulis kepada Penyedia untuk mengikuti Lelang.

Bagaimana tata cara pendaftaran dan pengambilan Dokumen Lelang?

Adapun tata cara pendaftaran dan pengambilan dokumen lelang adalah:

1. Penyedia mendaftar untuk mengikuti Lelang. 
2. Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) memberikan dokumen Lelang kepada Penyedia yang mendaftar.

Bagaimana tata cara pemasukan Dokumen Penawaran?

Penyedia barang/jasa menyampaikan penawaran tertulis berisi dokumen administrasi serta penawaran teknis dan harga.

Bagaimana tata cara evaluasi penawaran?

Evaluasi penawaran dilakukan dengan tata cara sebagai berikut:

1. Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) mengevaluasi penawaran Penyedia.
2. Penawaran Penyedia dinyatakan lulus apabila memenuhi persyaratan administrasi, teknis dan harga.

Bagaimana tata cara negosiasi dalam lelang?

Negosiasi dilakukan dengan tata cara sebagai berikut:

1. Dalam hal terdapat hanya 1 (satu) Penyedia yang lulus, maka Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) melakukan negosiasi (tawar menawar) yang dituangkan dalam Berita Acara Hasil Negosiasi.
2. Dalam hal ada lebih dari 1 (satu) Penyedia yang lulus menawar dengan harga yang sama, maka TPK melakukan negosiasi (tawar menawar) dengan setiap Penyedia untuk memperoleh harga yang lebih murah yang dituangkan dalam Berita Acara Hasil Negosiasi.

Bagaimana tata cara penetapan pemenang?

Penetapan Pemenang lelang dilakukan dengan tata cara sebagai berikut:

1. Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) menetapkan Penyedia dengan harga penawaran terendah sebagai pemenang untuk melaksanakan pekerjaan.
2. Transaksi dituangkan dalam bentuk surat perjanjian antara Kasi/Kaur sebagai Pelaksana Kegiatan Anggaran (PKA) dengan Penyedia.

Berapa jenjang/batasan nilai pengadaan melalui Lelang?

Dilaksanakan untuk Paket Pengadaan di atas Rp. 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah). Batasan nilai maksimal atau minimal pengadaan melalui lelang ini dapat ditetapkan berbeda oleh Bupati/Walikota sesuai dengan wilayah masing-masing.

Bukti Transaksi Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia

Bukti-bukti transaksi pengadaan barang/jasa melalui penyedia, meliputi:

• Bukti Pembelian seperti: struk pembayaran, nota, atau kuitansi, digunakan untuk Pengadaan dengan metode Pembelian Langsung atau Permintaan Penawaran 
• Surat Perjanjian, digunakan untuk pengadaan dengan metode Lelang.

Perubahan Surat Perjanjian

Berikut ini ketentuan-ketentuan dalam perubahan surat perjanjian:

Perubahan Surat Perjanjian dilakukan dalam hal:

• terjadi keadaan kahar; atau
• terdapat perbedaan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis/KAK.

Dalam hal terdapat perbedaan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis/KAK, maka Kasi/Kaur bersama Penyedia barang/jasa melakukan perubahan surat perjanjian yang meliputi perubahan:

1. spesifikasi teknis sesuai dengan kondisi lapangan;
2. volume; dan/atau
3. jadwal pelaksanaan.

Dalam hal perubahan surat perjanjian memerlukan perubahan anggaran, Kasi/Kaur dapat melakukan perubahan surat perjanjian setelah dilakukan penyesuaian dokumen anggaran.

Penyesuaian dokumen anggaran tersebut berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan terkait pengelolaan keuangan desa.

Lihat: Permendagri Nomor 20 Tahun 2018 tentang Pengelolaan Keuangan Desa

Terakhir, Perubahan Surat Perjanjian dilakukan Kasi/Kaur dengan persetujuan oleh Kepala Desa.

Itulah ketentuan-ketentuan dalam perubahan surat perjanjian.

Untuk contoh surat perubahan perjanjian akan Kami bahas pada kesempatan berikutnya.

Pengumuman Hasil Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia

Tahapan terakhir dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui Penyedia adalah kegiatan pengumuman hasil pengadaan.

Berikut ini ketentuan-ketentuan dalam pengumuman hasil kegiatan pengadaan melalui Penyedia, antara lain:

• Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) mengumumkan hasil kegiatan dari Pengadaan melalui Penyedia di media informasi yang mudah diakses oleh masyarakat, sekurang-kurangnya pada papan pengumuman di kantor Desa.
• Pengumuman kepada masyarakat, hasil Pengadaan melalui Penyedia dengan metode Permintaan Penawaran dan Lelang meliputi:

• Nama Kegiatan; 
• Nama Penyedia; 
• Nilai Pengadaan;
• Keluaran/Output (terdiri dari volume dan satuan); 
• Lokasi; dan
• Waktu penyelesaian pekerjaan (tanggal mulai dan tanggal selesai).

Cek juga: Penyelesaian Sengketa Pengadaan Barang/Jasa di Desa

Penjelasan-penjelasan diatas diolah dari BAB III Pelaksanaan Pengadaan dalam Lampiran I Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 12 Tahun 2019 tentang Pedoman Penyusunan Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa. Bukan menurut Perpres.

Cek juga: Kumpulan Perka LKPP tentang Desa terbaru (Lengkap)

Demikian penjelasan tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa. Semoga bermanfaat untuk Anda semua.