Pernahkah Anda membutuhkan dokumen resmi yang menyatakan status atau kondisi tertentu? Misalnya, ketika ingin mengurus beasiswa, pendaftaran kerja, bantuan sosial, pengurusan izin, atau keperluan administrasi lainnya? Dalam berbagai peraturan perundang-undangan, surat keterangan bukan hanya sekadar dokumen, melainkan bukti tertulis yang dikeluarkan oleh pihak berwenang yang memiliki peranan penting dalam menyampaikan informasi resmi yang dibutuhkan untuk kepentingan kedinasan atau pelayanan publik.
Surat keterangan dapat diterbitkan oleh berbagai pihak, seperti pemerintah desa, kelurahan, sekolah, rumah sakit, perusahaan, atau instansi lainnya. Namun apakah Anda tahu apa saja jenis surat keterangan yang ada dan bagaimana cara pembuatan serta ketentuan hukum yang mengaturnya?
Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam. Mulai dari definisi, jenis-jenisnya, fungsi, hingga proses pembuatannya. Anda juga akan memahami perbedaan antara Surat Keterangan yang diterbitkan oleh desa dan kelurahan, serta bagaimana cara memperoleh dokumen ini dengan benar.
Apa itu Surat Keterangan?
Surat keterangan adalah naskah dinas yang digunakan untuk memberikan informasi mengenai suatu hal, peristiwa, atau kondisi tertentu tentang seseorang atau sesuatu. Surat ini umumnya dibuat oleh pejabat yang berwenang yang digunakan untuk keperluan kedinasan atau untuk memenuhi persyaratan administratif yang sah dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Lebih lanjut, menurut KBBI Daring, surat keterangan adalah surat yang berisi penjelasan mengenai keadaan seseorang atau sesuatu. Surat ini biasanya berfungsi untuk memberikan pengesahan terhadap informasi yang diperlukan dalam kegiatan administrasi atau pelayanan publik.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Surat Keterangan adalah naskah dinas yang dibuat oleh pejabat yang berwenang yang berisi informasi tertulis tentang suatu hal atau seseorang, yang digunakan sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau menjelaskan kebenaran suatu hal.
Dasar Hukum
Surat keterangan memiliki landasan hukum yang kuat dan relevansi yang jelas dalam administrasi pemerintahan. Beberapa dasar hukum yang mengatur surat keterangan di antaranya:
- UU Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan: Khususnya Pasal 35 dan Pasal 36, yang mengatur tentang penggunaan surat keterangan dalam menetapkan keputusan atau memberikan layanan publik dari badan atau pejabat pemerintahan.
- Perka ANRI Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas: Khususnya pada Pasal 32, Pasal 42, dan Pasal 43 mengatur bahwa surat keterangan termasuk dalam kategori naskah dinas khusus yang berfungsi untuk memberikan informasi tentang hal, peristiwa, atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. Selain itu juga mengatur ketentuan susunan dan bentuk suratnya.
- Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah: Surat keterangan diatur dalam Pasal 14 dan Pasal 15 yang berisi penjelasan mengenai subjek dan objek untuk kepentingan kedinasan tertentu, yang seringkali digunakan dalam berbagai kegiatan administrasi pemerintahan.
- Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 tentang Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah: Salah satunya mengatur ketentuan terkait kode klasifikasi surat keterangan.
- Permendagri Nomor 2 Tahun 2017 tentang Standar Pelayanan Minimal Desa: Mengatur standar pelayanan minimal di Desa, termasuk pemberian surat keterangan sebagai bagian dari pelayanan administrasi desa kepada masyarakat.
Jenis-Jenis Surat Keterangan yang Paling Sering Digunakan
Surat Keterangan memiliki banyak jenis, tergantung pada tujuan dan instansi yang menerbitkannya. Beberapa jenis surat keterangan yang sering digunakan antara lain:
- Surat Keterangan Domisili: Dikeluarkan oleh Desa atau Kelurahan untuk membuktikan tempat tinggal seseorang.
- Surat Keterangan Penghasilan: Menyatakan jumlah penghasilan seseorang atau keluarga untuk keperluan administrasi, seperti pengajuan beasiswa atau kredit.
- Surat Keterangan Kesehatan: Dikeluarkan oleh dokter atau fasilitas kesehatan sebagai bukti kondisi kesehatan seseorang.
- Surat Keterangan Ahli Waris: Digunakan untuk menunjukkan hubungan keluarga dalam proses warisan.
- Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK): Diterbitkan oleh kepolisian sebagai bukti tidak memiliki catatan kriminal.
Selain yang sudah disebutkan di atas, masih banyak lagi jenis suratnya tergantung pada tujuan/maksud keperluan dan instansi yang mengeluarkannya.
Fungsi Surat Keterangan
Surat keterangan memiliki berbagai fungsi penting yang membuatnya sangat diperlukan dalam berbagai urusan administrasi dan kedinasan. Berikut adalah beberapa kegunaan utamanya:
- Bukti Resmi: Surat keterangan berfungsi sebagai bukti tertulis yang sah mengenai keadaan atau status seseorang atau suatu peristiwa. Misalnya, surat keterangan domisili yang membuktikan alamat seseorang, atau surat keterangan tidak mampu yang dapat digunakan untuk mendapatkan bantuan sosial.
- Kelengkapan Dokumen: Banyak proses administratif yang memerlukan surat keterangan sebagai salah satu dokumen pendukung. Ini termasuk proses pengajuan pinjaman, pendaftaran sekolah, atau permohonan bantuan dari pemerintah. Tanpa surat keterangan yang sah, dokumen tersebut tidak akan dianggap lengkap.
- Kepentingan Kedinasan: Dalam lingkungan pemerintahan atau kedinasan, surat keterangan diperlukan untuk melaksanakan tugas dan kewajiban tertentu, baik bagi instansi pemerintah atau warga negara. Misalnya, surat keterangan pekerjaan atau keterangan status kependudukan.
- Menyederhanakan Proses Administrasi: Surat keterangan membantu menyederhanakan proses perizinan dan administrasi dengan memberikan informasi yang jelas dan valid. Hal ini juga membantu dalam penataan data kependudukan dan pertanahan.
- Mengakses Layanan Publik: Banyak layanan publik yang memerlukan surat keterangan, seperti program bantuan sosial, beasiswa, atau layanan kesehatan. Surat keterangan yang dikeluarkan oleh lembaga terkait mempermudah akses masyarakat ke layanan-layanan tersebut.
- Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas: Surat keterangan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang meningkatkan transparansi dalam pengelolaan dokumen dan informasi yang digunakan oleh masyarakat. Ini juga menjamin akuntabilitas pejabat dalam pengeluaran dokumen administratif.
- Mempercepat Penyelesaian Administrasi: Dengan adanya surat keterangan yang jelas dan sah, proses pengajuan dokumen menjadi lebih cepat dan tidak bertele-tele, karena surat tersebut langsung memberikan informasi yang diperlukan.
Karena kegunaannya yang sangat penting dalam banyak aspek kehidupan, banyak orang yang perlu mengurus surat keterangan untuk memastikan kelancaran berbagai proses administratif, baik itu di tingkat desa, kelurahan, atau instansi pemerintah lainnya maupun perusahaan.
Format dan Struktur Surat Keterangan
Surat keterangan memiliki format atau struktur tertentu yang harus dipatuhi, sebagai berikut:
1. Kepala Surat
- Kop Surat: Berisi logo/lambang negara dan nama lembaga yang mengeluarkan surat (sesuai kewenangan jabatan penerbitnya), ditulis dengan huruf kapital.
- Judul Surat: Menyatakan jenis surat yang dikeluarkan, misalnya
SURAT KETERANGAN
atau bisa juga lebih spesifikSURAT KETERANGAN DOMISILI
. - Nomor Surat: Nomor yang diberikan untuk mengidentifikasi surat secara unik.
2. Batang Tubuh Surat
- Pembukaan: Penjelasan singkat mengenai maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan.
- Isi Surat: Berisi keterangan atau informasi yang diberikan mengenai seseorang atau sesuatu hal, sesuai dengan kebutuhan surat tersebut.
3. Kaki Surat
- Tanggal dan Tempat: Lokasi dan waktu pembuatan surat keterangan.
- Nama Pejabat yang Menandatangani: Pejabat yang memiliki kewenangan untuk mengeluarkan surat keterangan.
- Tanda Tangan: Tanda tangan pejabat yang berwenang. Jika menggunakan tanda tangan elektronik, penempatannya harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Pembuatan Surat Keterangan: Ketentuan dan Proses
Ketentuan
Surat keterangan tidak hanya harus mematuhi format tertentu, tetapi juga harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Berdasarkan UU No. 30 Tahun 2014, surat keterangan digunakan oleh badan atau pejabat pemerintahan untuk melakukan kegiatan pelayanan publik, memberikan informasi yang diperlukan, atau menetapkan keputusan yang sah. Lalu dipertegas melalui Perka ANRI Nomor 5 Tahun 2021, bahwa surat keterangan harus dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang memiliki tugas, wewenang, dan tanggung jawab sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Selain itu, dalam Permendagri Nomor 1 Tahun 2023, surat keterangan yang dikeluarkan oleh pemerintah daerah juga harus sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang telah ditetapkan untuk memastikan bahwa surat tersebut sah dan dapat dipertanggungjawabkan.
Proses Pembuatan
Proses pembuatan Surat Keterangan sangat bergantung pada penerbit atau instansi yang mengeluarkan surat tersebut. Setiap instansi atau lembaga, seperti Desa, Kelurahan, RT/RW, Perusahaan, atau Instansi Pemerintah memiliki prosedur, persyaratan, dan kewenangan masing-masing dalam membuat surat keterangan.
Berikut beberapa faktor yang memengaruhi proses pembuatannya:
- Jenis Surat Keterangan: Misalnya, surat keterangan domisili dari Desa akan berbeda prosedurnya dengan surat keterangan kerja dari perusahaan.
- Penerbit Surat: Setiap pihak yang menerbitkan surat keterangan memiliki prosedur dan kewenangan berbeda. Misalnya, surat keterangan pengantar (surat pengantar) yang dikeluarkan oleh RT/RW biasanya lebih cepat karena mereka hanya memeriksa status keberadaan penduduk (domisili), sedangkan surat dari instansi pemerintah mungkin memerlukan verifikasi lebih mendalam.
- Dokumen Pendukung: Persyaratan dokumen yang dibutuhkan juga bervariasi. Misalnya, untuk mengurus surat keterangan domisili dari Kelurahan, Anda mungkin hanya perlu menunjukkan Surat Pengantar (Surat Keterangan Pengantar) dari RT/RW, KTP dan KK, sementara untuk surat keterangan izin usaha, Anda perlu menyerahkan dokumen lain juga yang terkait dengan legalitas usaha.
Jadi, meskipun prosedurnya bisa berbeda-beda, secara umum, setiap proses memerlukan pengajuan permohonan, verifikasi dokumen, dan penerbitan surat yang sah oleh pihak yang berwenang.
Surat Keterangan Berdasarkan Penerbitnya
1. Surat Keterangan Desa
Surat ini diterbitkan oleh pemerintah desa untuk keperluan administratif warganya. Surat ini sering digunakan untuk kebutuhan yang berkaitan dengan identitas atau status seseorang di tingkat desa. Biasanya digunakan untuk kebutuhan warga Desa, seperti bukti domisili, penghasilan, kepemilikan tanah, dan lain-lain.
Penerbitan surat keterangan di desa umumnya mengacu pada data yang tercatat di administrasi desa dan dikeluarkan oleh Kepala Desa atau perangkat Desa yang diberi mandat/delegasi oleh Kepala Desa. Masyarakat desa yang memerlukan surat keterangan ini biasanya tinggal mengikuti prosedur dan memenuhi syarat yang ditentukan oleh desa.
2. Surat Keterangan Kelurahan
Surat ini memiliki fungsi yang mirip dengan di desa, namun dikeluarkan oleh pemerintah kelurahan. Biasanya, surat ini digunakan untuk keperluan administrasi di tingkat yang lebih urban atau perkotaan. Digunakan oleh warga kelurahan untuk mengurus keperluan yang mensyaratkan surat keterangan, seperti halnya juga di Desa.
Surat keterangan yang diterbitkan oleh Lurah selaku Pemimpin di tingkat kelurahan biasanya memiliki format dan prosedur yang serupa dengan yang ada di desa, namun lebih sering digunakan untuk warga yang tinggal di daerah bertipe perkotaan. Pemerintah Kelurahan bertanggung jawab untuk memberikan pelayanan administrasi kepada warganya, sehingga surat-surat keterangan ini menjadi bagian penting dari kebutuhan administratif masyarakat di kelurahan.
3. Surat Keterangan dari Instansi Pemerintah Lainnya atau Perusahaan
Selain dikeluarkan oleh desa atau kelurahan, surat keterangan juga bisa diterbitkan oleh berbagai instansi pemerintah atau perusahaan. Surat keterangan dari instansi pemerintah seperti surat keterangan catatan kepolisian, surat keterangan sehat dari rumah sakit, surat keterangan pendidikan dari sekolah atau perguruan tinggi, dan lain-lain. Sedangkan dari perusahaan, surat keterangan bisa berupa surat keterangan kerja, surat referensi kerja, surat penghasilan karyawan, dan lain-lain.
Surat-surat keterangan ini biasanya diperlukan dalam berbagai proses administratif, seperti melamar pekerjaan, mengajukan visa, atau memenuhi persyaratan dalam berbagai urusan hukum dan pemerintahan.
4. Perbedaan Surat Keterangan Desa dan Surat Keterangan Kelurahan
| Aspek | Surat Keterangan Desa | Surat Keterangan Kelurahan |
|---|---|---|
| Wilayah Administrasi | Diterbitkan oleh Pemerintah Desa | Diterbitkan oleh Pemerintah Kelurahan |
| Pejabat Penandatangan | Kepala Desa | Lurah |
| Pejabat Penerima Mandat Penandatangan | Perangkat Desa | Perangkat Kelurahan |
| Kop Surat | Sebagian daerah mengharuskan pakai logo dan nama lembaga, namun sebagian lain mengharuskan pakai lambang negara | Harus pakai logo dan nama lembaga |
| Fungsi | Digunakan untuk keperluan administrasi warga di tingkat desa | Digunakan untuk keperluan warga di tingkat kelurahan |