Nomor Surat Keterangan: Format, Contoh, dan Cara Penulisan yang Benar

Pernahkah kamu memperhatikan deretan angka di bagian bawah judul surat keterangan dan bertanya-tanya apa fungsinya? Apakah itu hanya sekadar nomor acak? Ternyata, nomor surat keterangan bukanlah sembarang angka, melainkan kode unik yang berperan penting dalam keabsahan dokumen tersebut.

Lantas, mengapa surat tanpa nomor bisa dianggap tidak sah? Apa arti kode seperti 400.7.22.1 atau angka romawi IV dalam sistem kearsipan? Artikel ini akan membahas secara lengkap pengertian, fungsi, format, cara penulisan, serta aturan hukum dalam penomoran surat keterangan. Simak sampai akhir agar kamu memahami cara penomoran yang benar dan legal.

---

---

Pengertian Nomor Surat Keterangan

Nomor surat keterangan adalah identitas unik yang digunakan untuk membedakan satu surat keterangan dengan surat lainnya dalam suatu sistem administrasi pemerintahan atau kelembagaan. Nomor ini menjadi bagian tak terpisahkan dari unsur administrasi naskah dinas, yang menunjukkan legalitas, keteraturan, dan ketertelusuran dokumen.

Nomor surat tidak hanya sebagai penanda urutan penerbitan, tetapi juga sebagai alat kontrol, klasifikasi arsip, serta landasan pencatatan dan pelaporan yang sah secara hukum.

---

---

Surat keterangan sendiri sangat beragam jenisnya. Mulai dari surat keterangan domisili tempat tinggal, usaha, berbadan sehat jasmani dan rohani, tidak mampu, hingga surat keterangan aktif kuliah, kerja, sakit, kehilangan, kematian, ahli waris, belum menikah, kelahiran, beda nama, penghasilan orang tua, tanah, aktif mengajar, dan masih banyak lagi—semuanya memerlukan nomor surat sebagai bagian dari keabsahannya.

Fungsi Penomoran Surat Keterangan

Penomoran surat keterangan memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:

1. Identifikasi Unik
   Menandai setiap surat agar tidak terjadi duplikasi atau kekeliruan.
2. Menunjukkan Legalitas
   Menunjukkan bahwa surat telah dikeluarkan secara resmi oleh lembaga/instansi.
3. Mempermudah Penelusuran Arsip
   Nomor surat berkaitan langsung dengan sistem klasifikasi arsip, sehingga memudahkan pencarian kembali.
4. Menunjukkan Kronologi
   Menyampaikan informasi waktu penerbitan melalui unsur bulan dan tahun.
5. Landasan Hukum Administratif
   Surat tanpa nomor umumnya dianggap tidak sah secara administratif.

---

---

Format Penomoran Surat Keterangan

Penomoran surat keterangan merupakan bagian penting dalam sistem administrasi naskah dinas. Penomoran tidak hanya berfungsi sebagai identifikasi surat, tetapi juga menjadi alat untuk pengarsipan dan pelacakan. Aturan mengenai penomoran diatur secara eksplisit dalam beberapa regulasi, seperti PerANRI 5/2021, Permendagri 1/2023, dan Permendagri 83/2022, serta pedoman teknis untuk desa dalam Perka ANRI 14/2009.

Unsur-Unsur dalam Penomoran

Secara umum (lex generalis), penomoran surat keterangan paling sedikit harus memuat unsur:

• nomor urut surat; dan
• tahun terbit.

Ketentuan ini mengacu pada Pasal 65 Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021, yang menyebut bahwa :

Penomoran Naskah Dinas khusus menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berisi nomor dan tahun terbit.

Dalam hal ini, surat keterangan termasuk kategori naskah dinas khusus (sesuai Pasal 32 huruf d Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021 juncto Pasal 14 huruf e Permendagri Nomor 1 Tahun 2023).

Secara khusus (lex specialis) dalam konteks desa dan kelurahan, terdapat pedoman yang lebih spesifik sebagaimana diatur dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2009. Format penomoran surat keterangan di Desa/Kelurahan memuat:

1. Kode Klasifikasi Arsip
   Mengacu pada kode sistem klasifikasi surat yang berfungsi sebagai dasar penomoran surat. Misalnya: 400.7.22.1 untuk surat keterangan.
2. Nomor Urut Surat
   Menunjukkan urutan surat yang diterbitkan dalam satu tahun berjalan.
3. Bulan Penerbitan
   Menggunakan angka romawi, misalnya IV untuk April, VII untuk Juli.
4. Tahun Penerbitan
   Ditulis lengkap, misalnya 2026.

Contoh Penulisan Nomor Surat Keterangan yang Benar

400.7.22.1/015/IV/2026

Keterangan:
- 400.7.22.1 → Kode klasifikasi arsip untuk surat keterangan berdasarkan Lampiran Permendagri 83/2022
- 015 → Nomor urut surat keluar ke-15
- IV → Bulan April
- 2026 → Tahun terbit

Cara Menulis/Mengisi Nomor Surat Keterangan

Berdasarkan format penomoran sesuai regulasi sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, berikut adalah langkah-langkah cara mengisi/menulis nomor surat keterangan yang benar :

1. Tentukan Kode Klasifikasi Arsip

Gunakan kode klasifikasi arsip yang sesuai dengan jenis surat.
Contoh untuk surat keterangan:
400.7.22.1 (kode ini berdasarkan Lampiran Permendagri Nomor 83 Tahun 2022). Ini berlaku untuk semua jenis surat keterangan!

2. Tentukan Nomor Urut Surat

Nomor urut menunjukkan urutan surat keluar dalam tahun berjalan.
Formatnya berupa angka tiga digit.
Contoh:
015 → Surat ke-15 yang diterbitkan.

3. Tentukan Bulan Penerbitan

Gunakan angka romawi untuk menunjukkan bulan terbit surat.
Contoh:

• Januari = I
• Februari = II
• Maret = III
• April = IV
• Mei = V
• Juni = VI
• Juli = VII
• Agustus = VIII
• September = IX
• Oktober = X
• November = XI
• Desember = XII

4. Tentukan Tahun Penerbitan

Tulis tahun terbit secara lengkap.
Contoh: 2026

5. Gabungkan Semua Komponen

Format penulisan lengkapnya adalah:

[Kode Klasifikasi Arsip]/[Nomor Urut]/[Bulan (Romawi)]/[Tahun]

Contoh penerapan:

400.7.22.1/015/IV/2026

Keterangan Komponen:

Struktur dan Penjelasan Nomor Surat Keterangan

Komponen	Isi	Keterangan
400.7.22.1	Kode Klasifikasi Arsip	Untuk surat keterangan
015	Nomor Urut	Surat ke-15
IV	Bulan	April
2026	Tahun	Tahun terbit surat

[info title="📌 Tips Tambahan" icon="info-circle"]

• Gunakan nomor urut yang konsisten sesuai aturan tata naskah dinas dan catat dalam buku agenda surat keluar.
• Sesuaikan kode klasifikasi arsip dengan jenis surat lainnya jika bukan surat keterangan.
• Untuk instansi desa/kelurahan, pastikan penomoran mengikuti pedoman dalam Perka ANRI 14/2009.

[/info]

---

---

Dasar Hukum Penomoran Surat Keterangan

Penomoran surat keterangan diatur dalam berbagai regulasi tata naskah dinas dan pengelolaan arsip antara lain:

1. Pasal 32, Pasal 56, dan Pasal 65 Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia (PerANRI) Nomor 5 Tahun 2021
2. Pasal 14, Pasal 21, dan Pasal 26 Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas
3. Pasal 3 ayat (6) dan Lampiran Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 tentang Kode Klasifikasi Arsip
4. Pasal 2 dan Lampiran Perka ANRI Nomor 14 Tahun 2009 tentang Pengelolaan Arsip Pemerintahan Desa/Kelurahan