Kop Surat Dinas: Pengertian, Fungsi, Unsur, Format, dan Cara Buat

Pernahkah Anda menerima surat resmi dari instansi pemerintah? Coba perhatikan bagian atasnya. Di sana terdapat informasi tentang nama instansi, alamat, dan logo yang khas. Itulah yang disebut kop surat dinas. Tapi, tahukah Anda bahwa setiap elemen dalam kop surat memiliki aturan tersendiri? Bahkan, ukuran huruf dan posisi logo atau lambang negara pun diatur secara ketat!

Lalu, mengapa kop surat dinas begitu penting? Apakah hanya sekadar hiasan agar terlihat resmi? Tentu tidak! Kop surat bukan hanya identitas instansi, tetapi juga penanda legalitas dokumen. Tanpa kop surat yang sesuai aturan, surat dinas bisa dianggap tidak sah. Jadi, bagaimana cara membuat kop surat dinas yang benar? Yuk, kita bahas lebih dalam!

---

---

Apa itu Kop Surat Dinas?

Istilah Kop Surat Dinas terdiri dari 2 suku kata, yakni Kop Surat dan Surat Dinas. Untuk memahami definisinya, mari kita bedah satu per satu menurut KBBI.

Surat Dinas Menurut KBBI:

Surat Dinas adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah (bebas dari biaya).

Kop Surat Menurut KBBI:

Kop Surat adalah bagian atas surat yang berisi keterangan tentang nama, alamat, dan nomor telepon suatu kantor, lembaga resmi pemerintah, badan usaha, dan sebagainya.

Berdasarkan penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa Kop Surat Dinas adalah bagian atas dari naskah dinas korespondensi eksternal (surat dinas) yang berisi informasi resmi tentang instansi atau lembaga pengirim, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan elemen lainnya yang menunjukkan identitas serta legalitas instansi tersebut.

Fungsi Kop Surat Dinas

Kop surat dinas memiliki peran penting dalam administrasi surat-menyurat di instansi pemerintah maupun lembaga resmi lainnya. Fungsi utama kop surat dinas meliputi:

• menunjukkan identitas resmi pengirim : memudahkan penerima mengenali instansi pengirim;
• meningkatkan kredibilitas surat : memberikan kesan profesional dan resmi;
• memastikan keabsahan dokumen : menunjukkan bahwa surat tersebut benar-benar dikeluarkan oleh instansi yang berwenang; dan
• membantu arsip dan administrasi : mempermudah pengelolaan dokumen dalam sistem administrasi.

Unsur-Unsur Kop Surat Dinas

Apa saja yang termuat didalam Kop Surat Dinas? Agar dapat menjalankan fungsinya secara maksimal, kop surat dinas harus memiliki unsur-unsur berikut:

1. Nama Lembaga/Instansi : Dalam penggunaannya, nama instansi terkadang didahului dengan nama organisasi yang menaunginya. Misalnya untuk kop surat dinas di Kelurahan, nama Kelurahan didahului dengan nama Pemerintah Kabupaten/Kota dan Kecamatan.
2. Logo atau Lambang : kop surat dinas yang ditandatangani sendiri atau atas nama pimpinan tertinggi lembaga menggunakan lambang negara, yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris. Sedangkan kop surat dinas yang ditandatangani oleh pejabat selain pimpinan tertinggi lembaga baik pusat maupun daerah dan sekretariat lembaga negara menggunakan logo, yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris.
3. Alamat Lengkap dan Kontak Resmi : untuk alamat mencakup nama jalan, kecamatan, kabupaten/kota, provinsi, dan kode pos. Sedangkan kontak resmi mencakup nomor telepon, faksimile, pos-el (email), dan laman (website).

Format dan Standarisasi Kop Surat Dinas Pemerintahan Daerah

Berdasarkan Permendagri 1/2023 juncto dalam PerANRI 5/2021, berikut beberapa ketentuan yang harus diperhatikan dalam format kop surat dinas pada pemerintahan Daerah.

Kop Surat Dinas Jabatan Kepala Daerah

• Digunakan untuk surat dinas yang ditandatangani oleh Kepala Daerah atau oleh Sekretaris Daerah atas nama Kepala Daerah dan dapat pula digunakan oleh penjabat (Pj.), penjabat sementara (Pjs.), pelaksana tugas (Plt.), dan pelaksana harian (Plh.) Kepala Daerah.
• Kop pada surat dinas jabatan Kepala Daerah : menggunakan lambang negara berwarna kuning emas ukuran 2,5 cm simetris dibawahnya bertuliskan Kepala Daerah, dengan huruf 12, dan ditempatkan dibagian tengah atas, serta alamat yang dilengkapi dengan nama kabupaten/kota dan nama provinsi, nomor telepon, nomor faksimile, laman, pos-el, dan kode pos dengan menggunakan huruf Arial berukuran 10 ditempatkan di bagian tengah bawah.
• Jika surat dinas ditandatangani oleh Sekretaris Daerah atas nama Kepala Daerah, menggunakan kop yang memuat lambang negara berwarna kuning emas dan tulisan nama Pemerintah Daerah yang ditempatkan pada bagian tengah atas secara simetris.

Kop Surat Dinas Perangkat Daerah

• Digunakan untuk surat dinas yang ditandatangani oleh selain Kepala Daerah.
• Perbandingan huruf pada kop surat dinas antara tulisan nama Pemerintah Daerah dan tulisan nama Perangkat Daerah adalah 3:4 (tiga banding empat) menggunakan huruf Arial.
• Penulisan nama Perangkat Daerah ditebalkan (bold).
• Alamat lengkap dan kontak resmi pada bagian kopnya menggunakan ukuran fleksibel (dengan memperhatikan aspek kerapian dan keserasian).
• Posisi kop surat dinas berada di bagian atas surat yang diatur dengan memperhatikan aspek keserasian dan kerapian.
• Di bawah alamat lengkap dan kontak resmi diberi garis bawah pemisah untuk memberikan batasan yang jelas.
• Setelah kop surat dinas, harus ada jarak 2 spasi dibawah kopnya.
• Logo pada kop surat Perangkat Daerah menggunakan logo kabupaten/kota yang ditempatkan pada bagian sisi kiri (bukan tengah).
• Logo pada kop surat Perangkat Daerah menggunakan logo kabupaten/kota yang ditempatkan pada bagian atas sebelah kiri (bukan tengah).
• Untuk instansi Perangkat Daerah yang memiliki logo sendiri, maka kedua logo harus ditempatkan pada kop. Penempatannya, logo daerah pada bagian atas sebelah kiri, sedangkan logo instansi pada bagian atas sebelah kanan.

Cek juga : Kop Surat, Logo, dan Stempel Desa.

Cara Membuat Kop Surat Dinas di Word

Membuat kop surat dinas di Microsoft Word cukup mudah, tetapi harus memperhatikan aturan yang berlaku agar sesuai dengan aturan yang berlaku. Kali ini, kami akan mencontohkan kop surat dinas untuk Pemerintah Kelurahan. Berikut langkah-langkahnya:

1. Buka Microsoft Word

• Pilih template kosong (Blank Document).

2. Atur Jenis dan Ukuran Huruf, Ukuran Kertas, dan Spasi Paragraf

• Untuk mengatur jenis dan ukuran huruf secara umum pada semua halaman, silakan tekan tombol CTRL + A pada keyboard, lalu pilih jenis font Arial dengan ukuran : 12.
• Untuk pengaturan ukuran kertasnya, silakan Klik Layout → Size. Lalu pilih ukuran kertas : A4.
• Untuk pengaturan umum spasi paragrafnya, silakan sesuaikan. Misalnya, atur line spacing : single. Lalu untuk spacing before dan after, silakan atur masing-masing 0 pt.

3. Atur Margin dan Beri Spasi Halaman

• Klik Layout → Margins → Custom Margins. Atur margin top sesuai kebutuhan. Misalnya diatur: 0, margin bottom : 0.98 (setara dengan 2,5 cm, ini ukuran minimal). Lalu untuk margin left dan right : 1.18 masing-masing sisinya (setara dengan 3 cm, ini ukuran minimal).
• Sesuaikan keserasian dan kerapiannya (estetika).
• Jika sudah, klik OK atau tekan tombol ENTER pada keyboard.
• Pada halaman atas, tambahkan 2 spasi dengan cara menekan tombol ENTER pada keyboard (ini opsional, karena sebelumnya kita sudah menentukan margin top 0. Silakan sesuaikan dengan memperhatikan estetikanya).

4. Tambahkan Baris Teks pada Kop Surat

• Tekan tombol CTRL + E pada keyboard agar membuat rata tengah secara simetris.
• Lalu ketik baris teks PEMERINTAH KABUPATEN/KOTA, KECAMATAN, dan KELURAHAN secara hierarkis berurutan vertikal untuk masing-masing baris dengan huruf kapital semua dan ukuran hurufnya menggunakan perbandingan 3:4.
• Untuk KELURAHAN lakukan bold (tebalkan).
• Dibawah KELURAHAN, tambahkan alamat lengkap beserta kontak resmi, termasuk laman (web) dan pos-el (email) jika ada.
• Tambahkan garis pemisah di bawah kop surat dengan cara mengetik simbol ###, lalu tekan ENTER pada keyboard.

5. Tambahkan Logo pada Kop Surat

• Pilih menu INSERT → Shapes → Pilih Rectangle ▭ (persegi panjang). Arahkan kursor ke sisi kiri kop suratnya, lalu klik dan tarik sesuai ukuran logo kabupaten/kota yang diinginkan.
• Pada menu Shape Format, klik Shape Fill → pilih No Fill untuk menghilangkan warna latar belakang objeknya. Dan klik Shape Outline → pilih No Fill untuk menghilangkan warna garis luar objeknya.
• Jika sudah, lalu klik kanan pada objek Rectangle (persegi panjang) tersebut → pilih Format Shape → klik Fill → pilih Picture or texture fill → pilih insert pada picture source → klik From a File → pilih gambar logo yang Anda inginkan. Lalu terakhir tekan tombol Insert.
• Silakan sesuaikan ukurannya (berdasarkan keserasian dan kerapian).
• Setelah kop selesai, pastikan ada jarak 2 spasi dibawah kopnya.

6. Simpan Sebagai Template (Opsional)

Jika sering membuat surat dinas, Anda bisa menyimpannya sebagai template:

• Klik menu File → Save As → Pilih Word Template (.dotx).
• Simpan dengan nama Template Kop Surat Dinas agar bisa digunakan kembali.

KETERANGAN: Untuk ukuran huruf pada kop surat dinas (naskah dinas korespondensi eksternal) tersebut menggunakan perbandingan 3:4. Ini artinya jika nama PEMERINTAH KABUPATEN dan KECAMATAN menggunakan ukuran umum 12 pt, maka ukuran huruf untuk KELURAHAN adalah 14 pt. Sementara untuk ukuran huruf bagian alamat lengkap dan kontak resminya, fleksibel (dengan memperhatikan aspek kerapian dan keserasian).

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda bisa membuat kop surat dinas yang tidak hanya rapi dan serasi, tapi juga sesuai aturan!

Berikut contoh kop surat (hasilnya):

---

---