Apa sebenarnya fungsi kode angka pada setiap surat resmi di kantor pemerintahan? Kenapa surat-surat itu harus diberi kode seperti 800.1.11.1 atau 000.1.2.3? Mungkin kamu sering melihatnya, tapi tidak tahu artinya. Ternyata, semua kode itu bukan sekadar hiasan. Mereka punya peran penting dalam membantu pemerintah mengatur ribuan arsip dengan rapi dan agar mudah ditemukan kembali.
Nah, itulah yang disebut Kode Klasifikasi Arsip yang diatur melalui Permendagri Nomor 83 Tahun 2022. Melalui aturan ini, pemerintah menetapkan struktur kode klasifikasi yang jelas untuk setiap jenis surat/arsip. Mulai dari surat tugas, cuti, perjalanan dinas, keuangan, hingga dokumen pembangunan — semuanya ada kodenya. Kalau kamu ingin tahu cara menyusun arsip yang benar sesuai aturan terbaru, pastikan kamu memahami kode ini dengan baik!
Apa itu Kode Klasifikasi Arsip?
Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal untuk menyusun struktur informasi dari setiap kegiatan dan fungsi instansi, baik fasilitatif maupun substantif. Kode ini digunakan sebagai dasar penomoran surat, pemberkasan, penataan, penyusutan, dan penemuan kembali arsip secara sistematis.
Kode klasifikasi arsip dalam konteks Pemerintah Daerah dan Kemendagri diatur melalui Permendagri Nomor 83 Tahun 2022. Permendagri 83/2022 ini menyempurnakan tata kelola arsip di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah, agar sesuai dengan prinsip keterbukaan informasi dan good governance.
Bayangkan kamu bekerja di kantor Kelurahan, Desa, Dinas, atau kantor pemerintahan lainnya, setiap hari ada banyak surat masuk dan keluar. Kalau tidak diatur, pasti semua arsipnya akan berantakan dan sulit dicari. Nah, dengan adanya kode klasifikasi arsip, semua surat atau dokumen diberi kode angka tertentu sesuai jenisnya.
Struktur Kode Klasifikasi Arsip
Berdasarkan Permendagri 83/2022, kode klasifikasi dibagi menjadi dua bagian besar:
- Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kemendagri
- Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah
Setiap kode diawali dengan angka tiga digit (misalnya: 000, 100, 200), dan terdiri dari struktur hierarkis yang rinci hingga sub-sub urusan/bidang.
Kode klasifikasi yang lengkap memuat unsur-unsur berikut:
[Kode Bidang].[Kode Sub Bidang].[Kode Sub-sub Bidang]
Contoh:
000.1.2.3→ Digunakan untuk perjalanan dinas pegawai di dalam negeri800.1.11.3→ Digunakan untuk administrasi cuti bersalin pegawai800.1.11.1→ Digunakan untuk surat perintah dinas/surat tugas
Cara Menentukan Kode Klasifikasi Arsip
Berikut adalah cara menentukan kode klasifikasi arsip, khususnya berdasarkan Permendagri Nomor 83 Tahun 2022:
1. Identifikasi Jenis Informasi atau Substansi Surat
Pikirkan:
- Apa isi utama surat ini?
- Siapa pihak yang menerbitkan dan untuk tujuan apa?
Contoh:
- Surat tugas (untuk pegawai) → Masuk kategori bidang KEPEGAWAIAN, sub bidang SUMBER DAYA MANUSIA
- SP2D → Masuk kategori bidang KEUANGAN, sub bidang KEUANGAN DAERAH
2. Cocokkan dengan Struktur Kode Klasifikasi Arsip
Permendagri 83/2022 menyusun kode klasifikasi arsip dengan struktur hierarkis tiga digit atau lebih. Formatnya:
[Kode Bidang].[Kode Sub Bidang].[Kode Sub-sub Bidang]
Contoh:
800→ KEPEGAWAIAN800.1→ SUMBER DAYA MANUSIA800.1.11→ Administrasi Pegawai800.1.11.1→ Surat Perintah Dinas/Surat Tugas
Jadi, kalau kamu sedang membuat surat tugas/surat perintah untuk pegawai, maka kode klasifikasinya bisa 800.1.11.1.
3. Gunakan Panduan Permendagri 83/2022
Buka lampiran klasifikasi dalam Permendagri 83/2022. Untuk Kementerian Dalam Negeri (mulai dari halaman 6 sampai 41), sedangkan untuk Pemerintah Daerah (mulai dari halaman 41 sampai 129).
4. Pilih Kode Paling Spesifik
Jika memungkinkan, pilih kode hingga sub-sub bidang. Jangan berhenti di kode bidang jika kamu bisa menyesuaikan lebih dalam.
Misalnya:
- Jangan hanya
900(KEUANGAN) - Tapi cari sampai
900.1.3.1→ Surat Penyedia Dana (SPP, SPM dan SP2D): UP, GU, TU, LS
Tips Tambahan
- Gunakan Ctrl + F saat setelah membuka file dokumen Permendagri 83/2022 untuk mencari kata kunci.
- Kamu juga bisa merujuk pada peraturan lain yang lebih khusus sesuai instansi masing-masing jika ada. Misalnya, jika instansi ANRI maka bisa juga mengacu pada Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2022.
- Buat dan simpan template klasifikasi arsip dalam bentuk Excel atau Doc (Word) untuk memudahkan pencarian.
Fungsi Kode Klasifikasi Arsip
- Mempermudah Penataan Arsip: Pengkodean arsip memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali dokumen.
- Mendukung Efisiensi Administrasi: Proses pengelolaan arsip menjadi lebih cepat dan tertib.
- Menghindari Duplikasi: Kode yang unik membantu mencegah arsip ganda.
- Sebagai Dasar Jadwal Retensi Arsip: Klasifikasi menentukan kapan arsip disimpan, dipindahkan, atau dimusnahkan.
- Memberi Nomor pada Surat, Pemberkasan, dan Arsip: sebagai dasar penomoran surat, pemberkasan, penataan, penyusutan, dan penemuan kembali arsip.
Permendagri Nomor 83 Tahun 2022
Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 adalah aturan resmi dari Kementerian Dalam Negeri yang isinya mengatur tentang kode klasifikasi arsip di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah. Peraturan ini mencabut sebagian ketentuan yang ada dalam Permendagri 78/2012. Hal ini sebagaimana disebutkan secara eksplisit dalam Pasal 5 Permendagri 8/2022, yang berbunyi:
Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, ketentuan Pasal 8 dan Lampiran huruf C Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 1282), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
| Aspek | Uraian |
|---|---|
| Tipe Dokumen | Peraturan Perundang-undangan |
| Judul | Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 83 Tahun 2022 tentang Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah |
| T.E.U. | Indonesia, Kementerian Dalam Negeri |
| Nomor | 83 |
| Bentuk | Peraturan Menteri Dalam Negeri |
| Bentuk Singkat | Permendagri |
| Tahun | 2022 |
| Tempat Penetapan | Jakarta |
| Tanggal Penetapan | 12 September 2022 |
| Tanggal Pengundangan | 23 September 2022 |
| Tanggal Berlaku | 23 September 2022 |
| Sumber | Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nomor 947 |
| Subjek | Arsip – Kode Klasifikasi – Kementerian Dalam Negeri, Pemerintah Daerah |
| Status | Berlaku |
| Bahasa | Bahasa Indonesia |
| Lokasi | Kementerian Dalam Negeri |
| Bidang | Arsiparis / Kearsipan Pemerintah |
Isi Pokok Permendagri 83 Tahun 2022
- Penjelasan tentang fungsi klasifikasi arsip berdasarkan tugas dan wewenang instansi.
- Struktur kode klasifikasi arsip yang menggunakan angka.
- Ketentuan penyusunan klasifikasi berdasarkan fungsi fasilitatif dan substantif.
- Perubahan kode klasifikasi disertai lampiran lengkap mulai dari kode bidang/urusan
000untuk Umum hingga kode900untuk bidang/urusan Keuangan.
Download Daftar Kode Klasifikasi Arsip PDF (Lengkap)
Bagi Anda yang ingin mempelajari atau menerapkan klasifikasi arsip sesuai aturan ini, Anda bisa mengunduh dokumen resmi melalui link berikut:
Tips:
- Gunakan kode ini untuk penomoran surat keluar dan arsip masuk.
- Masukkan kode pada bagian atas naskah dinas atau nomor surat, sesuai urutan penomoran yang telah ditetapkan.
- Pastikan setiap surat, baik yang bersifat internal maupun eksternal, mengikuti struktur kode sesuai jenis dan urusan/bidang surat tersebut.
Referensi Tambahan
- 📘 Permendagri tentang Kode Surat: berisi kumpulan peraturan terkait
- 📘 Nomor Surat Keterangan dan Contohnya: panduan penomoran dan format penulisannya
- 📘 Nomor Surat Dinas: berisi panduan umum penomoran surat dinas (korespondensi) dan format penulisannya secara resmi/formal
- 📘 Surat Keterangan: Panduan Lengkap: memuat kompilasi contoh surat, dasar hukum, tanya jawab, dll
Khusus untuk Desa, dalam peraturan di tingkat pusat belum ada peraturan yang secara spesifik mengatur kode klasifikasi arsip Desa. Menurut kami, pemerintah Daerah (Kabupaten/Kota) dapat menerbitkan Peraturan Daerah/Peraturan Bupati dengan mengacu pada Permendagri 83/2022 agar Pemerintah Desa memiliki pedoman yang jelas sesuai konteks Desa.
Namun selama belum ada perda/perbup yang mengaturnya, Desa dapat mengacu pada aturan yang relevan, salah satunya melalui Permendagri 83/2022 di atas.
Penulis: La Ode Muhamad Fiil Mudawat, dkk
(Tim #FormatAdministrasiDesa)
