Apa kertas yang kamu pakai untuk cetak Surat Keterangan Surat Keterangan adalah naskah dinas yang dibuat oleh pejabat yang berwenang yang berisi informasi tertulis tentang suatu hal atau seseorang, yang digunakan sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau menjelaskan kebenaran suatu hal.? Cetak surat resmi bukan cuma soal isi. Kertasnya pun bisa menentukan apakah suratmu sah, terbaca, atau bahkan ditolak. Sekadar ambil kertas dari tumpukan di kantor bisa jadi belum tentu tepat. Soalnya, ada standar resmi yang mengatur—bukan cuma jenis kertasnya, tapi juga ukurannya, bahkan tingkat ketebalannya.
Kenapa bisa sedetail itu? Karena dokumen ini bukan sekadar arsip biasa. Surat Keterangan sering digunakan dalam proses penting, jangka panjang, bahkan bisa jadi bukti historis. Lantas, apa aturan resmi tentang jenis, ukuran, dan ketebalan (gramatur) kertas yang wajib dipakai untuk mencetak Surat Keterangan? Simak penjelasannya di bawah ini.
Jenis Kertas Surat Keterangan
Dalam Pasal 28 Permendagri Nomor 1 Tahun 2023, disebutkan bahwa jenis kertas yang digunakan dalam penyusunan Surat Keterangan adalah: Houtvrij Schrijfpapier (HVS).
Kertas HVS merupakan jenis kertas bebas kayu yang memiliki keunggulan:
- Mudah dicetak dengan tinta basah
- Tidak cepat menguning
- Cocok untuk keperluan arsip jangka panjang
Selain itu, Pasal 70 PerANRI Nomor 5 Tahun 2021 juga menyatakan bahwa jenis kertas pada Naskah Dinas Khusus harus disesuaikan dengan kebutuhan lembaga, dengan mempertimbangkan nilai guna kesejarahan dan daya tahan dokumen.
| Aspek | Uraian |
|---|---|
| Jenis Kertas | Houtvrij Schrijfpapier (HVS) |
| Dasar Hukum | Pasal 28 dan Pasal 29 Permendagri 1/2023 Pasal 28, Pasal 70 PerANRI 5/2021 |
| Kelebihan | ✅ Tidak cepat menguning ✅ Mudah dicetak ✅ Cocok untuk arsip jangka panjang |
| Ketentuan Tambahan | Disesuaikan dengan kebutuhan lembaga, memperhatikan ketahanan kertas dan nilai guna kesejarahan |
Ukuran Kertas Surat Keterangan
Ukuran kertas Surat Keterangan yang sesuai standar adalah A4 (210 mm x 297 mm atau 21 x 29,7 cm). Ukuran ini diatur dalam Permendagri Nomor 1 Tahun 2023.
Ini ditegaskan secara eksplisit dalam Pasal 28 Permendagri Nomor 1 Tahun 2023, yang berbunyi:
Kertas yang digunakan dalam penyusunan Naskah Dinas penugasan, Naskah Dinas korespondensi, dan Naskah Dinas khusus merupakan kertas jenis Houtvrij Schrijfpapier (HVS), ukuran
A4dengan gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2 kecuali pada lembaran daerah dan berita daerah.
Ukuran A4 dipilih karena:
- Telah menjadi standar nasional dan internasional
- Proporsional untuk format surat resmi
- Memudahkan pengarsipan dan pencetakan
| Aspek | Uraian |
|---|---|
| Ukuran Kertas | A4 (210 mm x 297 mm) |
| Dasar Hukum | Pasal 28 dan Pasal 29 Permendagri 1/2023, Pasal 70 PerANRI 5/2021 |
| Ketentuan Tambahan | Disesuaikan dengan kebutuhan, dengan memperhatikan ketahanan kertas dan nilai guna kesejarahan |
| Alasan Pemilihan | ✅ Standar nasional/internasional ✅ Mudah diarsipkan dan dicetak |
Gramatur Kertas Surat Keterangan
Gramatur adalah ukuran ketebalan atau berat kertas yang dihitung dalam satuan gram per meter persegi (gsm).
Berdasarkan Pasal 28 Permendagri No. 1 Tahun 2023, untuk Surat Keterangan, gramatur minimum yang ditetapkan adalah minimal 70 gram/m² (gsm).
Sementara itu, menurut Pasal 70 PerANRI 5/2021, gramatur harus disesuaikan dengan ketahanan kertas, terutama jika dokumen disimpan dalam jangka waktu yang panjang.
| Gramatur (gsm) | Status | Uraian |
|---|---|---|
| 70 gsm | Minimum (wajib) | Sesuai ketentuan regulasi |
| Dasar Hukum: Pasal 28 dan Pasal 29 Permendagri 1/2023, Pasal 70 PerANRI 5/2021 | ||
Penulis : La Ode Muhamad Fiil Mudawat, dkk (Tim #FormatAdministrasiDesa).
