“Atas Nama” (a.n.) dan “Untuk Beliau” (u.b.) dalam Surat Resmi

Pernah melihat singkatan a.n. atau u.b. di bagian tanda tangan surat resmi? Kalau kamu masih bingung apa artinya dan siapa yang boleh menggunakannya, kamu tidak sendirian. Banyak yang salah paham tentang perbedaan keduanya. Padahal, penggunaan yang keliru bisa berakibat serius—mulai dari surat dianggap tidak sah hingga pelanggaran administratif.

Artikel ini akan membahas apa itu “atas nama” (a.n.) dan “untuk beliau” (u.b.) dalam surat resmi, lengkap dengan cara penulisan yang benar, contoh konkret, serta dasar hukumnya. Kamu juga akan tahu kapan tepatnya harus menggunakan “a.n.” atau “u.b.”. Yuk, pahami dengan benar agar suratmu sah dan tidak melanggar aturan!

Apa itu “Atas Nama” (a.n.)?

“Atas Nama” disingkat a.n. digunakan dalam penandatanganan surat resmi ketika pejabat yang berwenang memberikan mandat kepada bawahannya untuk bertindak dan menandatangani surat atas namanya. Pejabat yang diberi mandat ini menandatangani surat dengan mencantumkan a.n. sebelum jabatannya.

Cara Penulisan Atas Nama yang Benar pada Surat

✅ Ketentuan Penulisan:

• Diletakkan pada bagian tanda tangan surat resmi di sebelah kanan.
• Format penulisan rata kiri
• Penulisannya didahului oleh singkatan “a.n.” menggunakan huruf kecil.
• Diikuti dengan nama jabatan pejabat pemberi mandat, kemudian nama jabatan penerima mandat penandatangan yang ditulis menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata.
• Setelah tulisan nama jabatan penerima mandat penandatangan diakhiri tanda koma (,).
• Huruf yang digunakan sama dengan huruf yang digunakan dalam surat/naskah dinas yang ditandatangani sesuai ketentuan perundang-undangan (biasanya Arial).
• Penandatangan bukan pejabat utama, namun diberikan wewenang secara resmi.
• Untuk NIP (jika ada) ditulis menggunakan huruf kapital semua tanpa tanda titik (.).

📌 Struktur Umum Penulisan “a.n.”:

a.n. [Nama Jabatan Pejabat Utama]
     [Nama Jabatan Pejabat Penerima Mandat],

     (tanda tangan)

     [Nama Lengkap]
     

Penulisan seperti ini juga sering digunakan pada surat keterangan, surat dinas, surat undangan, nota dinas, surat edaran, dan naskah dinas lainnya.

❗️Catatan Penting:

• Mandat bukan kuasa mutlak. Pejabat yang menandatangani atas nama tidak boleh menandatangani keputusan strategis (misalnya pengangkatan, pemberhentian, atau anggaran), sesuai Pasal 14 UU No. 30 Tahun 2014.
• Surat mencantumkan tembusan kepada pejabat yang diatasnamakan sebagai bentuk laporan, sesuai Pasal 36 Permendagri No. 1 Tahun 2023.

Contoh Penulisan Atas Nama dalam Surat Resmi

Berikut beberapa contoh penulisan “atas nama” yang benar sesuai konteks pemerintahan Desa dan Kelurahan:

🧾 Contoh 1: Surat yang ditandatangani oleh Sekretaris Desa atas nama Kepala Desa

a.n. Kepala Desa Simulasi
     Sekretaris Desa, 
     
	

     Muliati

🧾 Contoh 2: Surat yang ditandatangani oleh Sekretaris Kelurahan atas nama Lurah

a.n. Lurah Simulasi
     Sekretaris Kelurahan, 
     
	

     Ferdi, S.IP.
     Pembina Tingkat I (IV/b)
     NIP XXXXXXXX XXXXXX X XXX

Kesalahan Umum dalam Penulisan “Atas Nama”

Berikut ini adalah kesalahan umum dalam penulisan “a.n.” (atas nama) yang perlu dihindari:

1. Penulisan kapital yang salah – Menulis “A.N.” atau “A.N”, padahal seharusnya ditulis huruf kecil dan lengkap dengan titik: a.n.
2. Penempatan yang tidak tepat – Meletakkan a.n. di bagian kiri surat atau di bawah tanda tangan, padahal seharusnya berada di atas nama/jabatan pejabat yang diberi mandat, rata kiri bagian tanda tangan.
3. Tidak menyebut jabatan pemberi mandat – a.n. harus selalu diikuti dengan jabatan pejabat yang memberikan mandat, misalnya: a.n. Kepala Desa Simulasi.
4. Tidak menyebut jabatan pejabat penerima mandat – Setelah menyebut a.n., perlu juga dicantumkan siapa pejabat yang menerima mandat, misalnya: Sekretaris Desa,
5. Tidak mencantumkan nama penandatangan – Nama pejabat yang menandatangani harus dicantumkan di bawah tanda tangan (ttd).
6. Jenis huruf tidak sesuai – Menggunakan font yang berbeda dari isi surat. Format huruf harus konsisten sesuai dengan pedoman tata naskah dinas.

Apa itu “Untuk Beliau” (u.b.)?

“Untuk Beliau” disingkat u.b. digunakan oleh pejabat yang menerima mandat, kemudian mendelegasikan lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya. Artinya, pelimpahan wewenang ini bersifat dua tingkat dari pejabat utama.

Cara Penulisan Untuk Beliau yang Benar pada Surat

📌 Ketentuan Penulisan:

• Diletakkan pada bagian tanda tangan surat resmi di sebelah kanan seperti halnya penggunaan “atas nama”.
• Seluruh baris rata kiri kecuali “u.b.” yang rata tengah.
• Dituliskan berurutan setelah “a.n.”.
• Menunjukkan bahwa pejabat yang bertanda tangan bukan penerima mandat langsung, tapi mewakili penerima mandat.
• Penulisan dilakukan bertingkat, yakni:
  • a.n. Jabatan Pemberi Mandat
  • u.b.
  • Jabatan Penerima Mandat
  • Nama & Jabatan Penandatangan
• Untuk singkatan “a.n.” dan “u.b.” ditulis menggunakan huruf kecil.
• Untuk nama jabatan penerima mandat penandatangan dan nama jabatan penerima mandat kedua diakhiri tanda koma (,) masing-masing.
• Untuk NIP (jika ada) ditulis menggunakan huruf kapital semua dan tanpa tanda titik (.).
• Untuk selain singkatan di atas, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata.
• Huruf yang digunakan sama dengan huruf yang digunakan dalam surat/naskah dinas yang ditandatangani sesuai ketentuan perundang-undangan (biasanya Arial).

🧱 Struktur Umum Penulisan “u.b.”:

a.n. [Nama Jabatan Pejabat Utama]
     [Nama Jabatan Pejabat Penerima Mandat Langsung],
              u.b.
     [Nama Jabatan Penandatangan],
     
     (tanda tangan)

     [Nama Lengkap]
     

⚠️ Penting Diperhatikan:

• “Untuk Beliau” (u.b.) hanya digunakan maksimal hingga 2 tingkat struktural di bawah pejabat pemberi mandat (sesuai Pasal 119 PerANRI 5/2021).
• Surat mencantumkan tembusan kepada pejabat yang diatasnamakan dan pejabat pemberi mandat sebagai bentuk laporan (sesuai Pasal 36 Permendagri No. 1 Tahun 2023).

Contoh Penulisan Untuk Beliau dalam Surat Resmi

Berikut beberapa contoh penulisan “untuk beliau” yang benar:

✉️ Contoh 1: Penandatanganan Surat oleh Kaur Tata Usaha dan Umum

a.n. Kepala Desa Simulasi
     Sekretaris Desa,
           u.b.
     Kaur Tata Usaha dan Umum,
     
	

     Siti Nurhaliza

✉️ Contoh 2: Penandatanganan Surat oleh Kasi Pemerintahan

a.n. Lurah Simulasi
     Sekretaris Kelurahan, 
             u.b.
     Kasi Pemerintahan,
	


     Rahmat Darmawan, S.IP.
     Pembina Tingkat I (IV/b)
     NIP XXXXXXXX XXXXXX X XXX

Kesalahan Umum dalam Penulisan “Untuk Beliau”

Berikut ini adalah kesalahan umum dalam penulisan “u.b.” (untuk beliau) yang perlu dihindari:

1. Urutan salah – Menempatkan u.b. di atas a.n., padahal seharusnya a.n. lebih dahulu baru u.b..
2. Penulisan kapital – Menulis U.B. atau UB, yang benar adalah huruf kecil semua: u.b.
3. Posisi u.b. tidak rata tengah – u.b. seharusnya berada tepat di tengah di bawah jabatan penerima mandat.
4. Tidak mencantumkan jabatan penandatangan – Padahal seharusnya wajib mencantumkan jabatan aktual dari penandatangan di bawah (ttd).
5. Menghilangkan a.n. – Surat langsung menggunakan u.b. tanpa menyebut pejabat pemberi mandat melalui a.n..
6. Tanda baca tidak sesuai – Menambahkan titik dua (:) atau tanda baca lain setelah a.n. atau u.b., padahal tidak perlu.
7. Jenis huruf tidak konsisten – Menggunakan font yang berbeda dengan isi surat. Sebaiknya seluruh isi surat, termasuk bagian tanda tangan, menggunakan huruf sesuai dengan pedoman tata naskah dinas.

Perbedaan Atas Nama dan Untuk Beliau

a.n. Kepala Desa Simulasi
     Sekretaris Desa,

a.n. Kepala Desa
Sekretaris Desa,
      u.b.
Kaur Tata Usaha dan Umum,

Selain “atas nama” dan “untuk beliau”, dalam naskah dinas juga dikenal penandatanganan oleh Plt. dan Plh. yang memiliki aturan penulisan tersendiri.

Hal yang Perlu Dihindari

1. ❌ Menandatangani surat tanpa mandat tertulis → Penandatangan harus memiliki dasar mandat secara tertulis, baik dalam bentuk surat tugas, surat kuasa, atau ketentuan tertulis lainnya dari pejabat yang berwenang.
2. ❌ Mengambil keputusan strategis tanpa kewenangan → Pejabat yang menandatangani a.n. atau u.b. tidak boleh menandatangani keputusan yang bersifat strategis atau berdampak hukum besar, seperti kepegawaian, anggaran, atau organisasi.
3. ❌ Melampaui batas wewenang mandat → Menandatangani surat di luar ruang lingkup tugas yang telah dimandatkan atau yang tidak sesuai dengan jenis kewenangan yang diberikan.
4. ❌ Tidak mencantumkan informasi jabatan secara lengkap → Wajib menyebutkan jabatan pemberi mandat dan penerima mandat secara lengkap dan benar, jangan hanya menyebut nama penandatangan saja.
5. ❌ Memalsukan mandat atau menggunakan cap/stempel tanpa sepengetahuan atasan → Hal ini merupakan pelanggaran hukum yang serius. Penandatangan surat dinas dengan a.n. atau u.b. tanpa izin atau otorisasi bisa dikenakan sanksi administratif hingga pidana.

Dasar Hukum Penggunaan “Atas Nama” dan “Untuk Beliau”

1. Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan

Antara lain:

Pasal 14 ayat (4):

“Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan yang menerima mandat harus menyebutkan atas nama Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan yang memberikan mandat.”

Penjelasan Ayat (4):

“Wewenang Mandat dilaksanakan dengan menyebut atas nama (a.n), untuk beliau (u.b), melaksanakan mandat (m.m), dan melaksanakan tugas (m.t).

”

UU ini menjadi dasar bahwa penggunaan “a.n.” dan “u.b.” merupakan bagian dari pelaksanaan mandat (bukan delegasi).

2. Peraturan Arsip Nasional RI (PerANRI) Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas

Antara lain:

Pasal 116 ayat (2):

Penggunaan wewenang Mandat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan menyebut:
a. atas nama;
b. untuk beliau;
c. pelaksana tugas; atau
d. pelaksana harian.

Pasal 117-122: Mengatur lebih rinci syarat dan tata cara penggunaan “atas nama” (a.n.), “untuk beliau” (a.n.), “pelaksana tugas” (plt.), dan “pelaksana harian” (plh.) dalam Naskah Dinas.

Dan dipertegas dalam Lampiran PerANRI 5/2021, halaman 110-114: Mengatur contoh penggunaan “atas nama” (a.n.), “untuk beliau” (a.n.), “pelaksana tugas” (plt.), dan “pelaksana harian” (plh.) dalam penandatanganan surat.

3. Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah

Antara lain:

Pasal 36 ayat (2):

Tembusan... yang naskah dinasnya ditandatangani oleh pejabat yang mengatasnamakan disampaikan kepada pejabat yang diatasnamakan.

Pasal 64 dan 65: Mengatur tentang kewenangan penandatanganan, termasuk ketentuan pelimpahan mandat.

Lalu dipertegas dalam Lampiran Permendagri 1/2023, halaman 70-74: mengatur penggunaan “atas nama” (a.n.), “untuk beliau” (a.n.), “pelaksana tugas” (plt.), dan “pelaksana harian” (plh.), termasuk contoh formatnya dalam penandatanganan surat.

Daftar Pertanyaan yang Sering Ditanyakan