Surat resmi seperti Surat Perintah Pelaksana Tugas (Plt) Perangkat Desa merupakan salah satu jenis Surat Perintah yang dipergunakan khusus dalam kondisi ketika terjadi kekosongan jabatan Perangkat Desa definitif.
Kekosongan jabatan akibat berhalangan tetap tentu dapat menghambat pelaksanaan tugas dan tertib administrasi pemerintahan Desa. Oleh karena itu, penunjukan atau penugasan pejabat pengganti sementara melalui Surat Perintah menjadi solusi efektif agar pelaksanaan tugas dan tertib administrasi pemerintahan Desa tetap berjalan dengan lancar.
Dalam artikel ini kami menyajikan panduan praktis dan lengkap untuk memahami konsep, ketentuan-ketentuan penggunaan, susunan dan bentuk, dan contoh format Surat Perintah Plt. Perangkat Desa (masing-masing), serta dasar hukumnya.
Apa itu Plt. Perangkat Desa?
Pelaksana Tugas (Plt.) Perangkat Desa adalah pejabat pengganti sementara yang ditunjuk oleh Kepala Desa untuk mengisi kekosongan jabatan definitif yang berhalangan tetap. Penunjukan ini bersifat sementara dan dimaksudkan agar tugas-tugas pemerintahan Desa tidak terganggu akibat kekosongan jabatan tersebut.
Plt. Perangkat Desa yang ditugaskan untuk mengisi jabatan definitif yang kosong tersebut dirangkap oleh Perangkat Desa lain yang tersedia di lingkungan Pemerintah Desa tersebut. Sebagaimana diamanatkan dalam ketentuan Pasal 7 ayat (1) Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 67 Tahun 2017 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 83 Tahun 2015 tentang Pengangkatan dan Pemberhentian Perangkat Desa (Permendagri 67/2017
), berbunyi:
(1) Dalam hal terjadi kekosongan jabatan perangkat Desa maka tugas perangkat Desa yang kosong dilaksanakan oleh pelaksana tugas yang dirangkap oleh perangkat Desa lain yang tersedia.
Contohnya: Plt. Kepala Urusan Tata Usaha dan Umum melaksanakan tugas rutin Kepala Urusan Tata Usaha dan Umum definitif yang mengundurkan diri, disamping tugas jabatan yang sedang dipangkunya saat ini sebagai Kepala Urusan Perencanaan.
Apa itu Surat Perintah Plt. Perangkat Desa?
Surat Perintah Plt. Perangkat Desa adalah naskah dinas penugasan yang berisi perintah Kepala Desa kepada Perangkat Desa yang ditunjuk untuk mengisi kekosongan jabatan Perangkat Desa definitif yang berhalangan tetap dan melaksanakan tugas rutin dari jabatan yang mengalami kekosongan tersebut di luar tugas dan fungsi jabatan yang sedang dipangkunya.
Penugasan melalui Plt. ini bersifat sementara waktu hingga pejabat definitif diangkat dan/atau dilantik. Plt. Perangkat Desa tetap menjalankan tugas utama dalam jabatannya saat ini, namun juga bertanggung jawab melaksanakan tugas rutin dari jabatan yang kosong tersebut.
Surat perintah ini ditetapkan oleh Kepala Desa dan tembusannya disampaikan kepada Bupati/Wali Kota melalui Camat selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari terhitung sejak tanggal penugasan. Hal ini sebagaimana diamanatkan dalam ketentuan Pasal 7 ayat (2) Permendagri 67/2017, yang berbunyi:
(2) Pelaksana tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Kepala Desa dengan surat perintah tugas yang tembusannya disampaikan kepada Bupati/Wali Kota melalui Camat paling lambat 7 (tujuh) hari terhitung sejak tanggal penugasan.
Agar tidak menimbulkan pertentangan atau tumpah tindih dengan peraturan lainnya, maka pemaknaan frasa surat perintah tugas
yang terdapat dalam Pasal 7 ayat (2) di atas harus dimaknai sebagai SURAT PERINTAH bukan SURAT TUGAS, apalagi SK!
Selengkapnya, kami sudah mengkajinya dalam artikel ini: Makna frasa “Surat Perintah Tugas” dalam Permendagri 67/2017.
Kondisi dan Kriteria Penunjukan
Pada dasarnya Penunjukan Plt. Perangkat Desa oleh Kepala Desa dilakukan untuk mengisi kekosongan jabatan. Kekosongan jabatan Perangkat Desa disebabkan oleh beberapa kondisi, antara lain:
- Meninggal dunia: Jika pejabat definitif wafat.
- Mengundurkan diri: Saat pejabat definitif mengajukan pengunduran diri.
- Diberhentikan: Karena melanggar larangan Perangkat Desa, tidak lagi memenuhi syarat sebagai Perangkat Desa, masa jabatan Perangkat Desa telah habis, dan lain-lain sesuai ketentuan Peraturan Perundang-undangan.
Susunan dan Bentuk Surat Perintah Pelaksana Tugas (Plt.) Perangkat Desa
1. Kepala Surat
Bagian kepala surat perintah pelaksana tugas Perangkat Desa terdiri dari:
- Kop surat perintah berupa lambang negara (burung Garuda) berwarna hitam putih ukuran 2,5 cm simetris, dibawahnya bertuliskan
KEPALA DESA
danKABUPATEN/KOTA
dengan menggunakan huruf Bookman Old Style ukuran 12px, dan ditempatkan dibagian tengah atas, serta alamat yang dilengkapi dengan nama Desa, kabupaten/kota, nomor telepon, nomor faksimile, laman, pos-el, dan kode pos dengan menggunakan huruf Arial berukuran 10px ditempatkan di bagian tengah bawah. - Kata
SURAT PERINTAH
atauSURAT PERINTAH PELAKSANA TUGAS
, ditulis dengan huruf kapital secara simetris. - Nomor surat, berada di bawah tulisan
SURAT PERINTAH
atauSURAT PERINTAH PELAKSANA TUGAS
.
2. Batang Tubuh
- Konsiderans:
- Menimbang: alasan/pertimbangan ditetapkannya surat perintah plt.
- Dasar: ketentuan yuridis yang dijadikan landasan dalam penetapan surat perintah plt.
- Diktum:
- Dimulai dengan kata
MEMBERI PERINTAH
secara simetris. - Diikuti dengan kata
KEPADA
di tepi kiri, disertai nama dan jabatan pejabat yang mendapat perintah. - Di bawah kata
KEPADA
ditulis kataUNTUK
, yang berisi tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
- Dimulai dengan kata
3. Kaki Surat
- Tempat dan tanggal surat perintah.
- Nama jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, diakhiri dengan tanda baca koma (,).
- Tanda tangan pejabat yang memerintahkan. Jika menggunakan tanda tangan elektronik, peletakannya disesuaikan dengan contoh surat perintah.
- Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah, ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata.
- Cap dinas.
Contoh Susunan dan Bentuk Surat Perintah Plt Perangkat Desa
Ketentuan Penomoran
Penomoran Surat Perintah Plt ini memuat unsur paling sedikit berupa:
- kode klasifikasi;
- nomor; dan
- tahun terbit.
Contoh Susunan dan Bentuk Penomoran
Contoh Susunan dan bentuk Penomoran Surat Perintah Pelaksana Tugas sebagai berikut:
NOMOR : 800.1.11.1/27/2026
Keterangan :
800.1.11.1 = kode klasifikasi;
27 = nomor urut surat; dan
2026 = tahun terbit
Ketentuan Jarak Spasi, Jenis dan Ukuran Huruf
- Jarak Spasi: Penentuan jarak spasi dalam Surat Perintah ini harus mempertimbangkan keselarasan dan aspek estetika.
- Jenis dan Ukuran Huruf: Jenis huruf yang digunakan dalam Surat Perintah ini adalah Bookman Old Style ukuran 12px, kecuali pada bagian alamat di kop bawah yang menggunakan Arial ukuran 10px.
Ketentuan Batas atau Ruang Tepi (Margin)
Penetapan margin pada kertas bertujuan untuk menjaga keselarasan dan kerapian dalam penyusunan Surat Perintah.
Penetapan batas atau ruang tepi (margin) dalam penyusunan Surat Perintah diatur sebagai berikut:
- Ruang tepi atas:
- Jika menggunakan kop Naskah Dinas, diberi jarak 2 (dua) spasi di bawah kop.
- Jika tanpa kop Naskah Dinas, jarak minimal 2 (dua) cm dari tepi atas kertas.
- Ruang tepi bawah: minimal 2,5 (dua koma lima) cm dari tepi bawah kertas.
- Ruang tepi kiri: minimal 3 (tiga) cm dari tepi kiri kertas.
- Ruang tepi kanan: minimal 2 (dua) cm dari tepi kanan kertas.
Ketentuan Penggunaan Kertas
- Jenis Kertas: HVS (Houtvrij Schrijfpapier).
- Ukuran Kertas: A4
- Gramatur: paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2
Contoh Format Surat Perintah Pelaksana Tugas (Plt.) Perangkat Desa
Dapatkan sekarang contoh template suratnya masing-masing pada halaman dibawah ini:
Dasar Hukum
Berikut adalah beberapa peraturan yang berkaitan dengan Surat Perintah Pelaksana Tugas (Plt.) Perangkat Desa, antara lain:
- UU Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa dan Perubahannya (Terakhir dengan UU 3/2024)
- UU Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan
- Perka ANRI Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
- Permendagri Nomor 1 Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
- Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 tentang Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah
- Permendagri Nomor 83 Tahun 2015 tentang Pengangkatan dan Pemberhentian Perangkat Desa (Diubah dengan Permendagri 67/2017)
- Permendagri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah (Diubah dengan Permendagri 135/2017)
- Peraturan Bupati tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Desa (jika ada sesuai daerah masing-masing)
- Peraturan Desa tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Desa (jika ada sesuai desa masing-masing)
- Dan seterusnya
Semoga panduan lengkap ini bermanfaat buat Sobat Desa semua di seluruh Indonesia.
Salam BerDesa, Salam BerAdministrasi!
Tim Admin #FormatAdministrasiDesa
Baca artikel terkait lainnya: SK Perangkat Desa Perorangan
